Hoe word ik eenvoudig GDPR (AVG) compliant met de GDPR tool?

Je hebt waarschijnlijk al veel de term GDPR of AVG gehoord.
Maar weet je ook waarover dit gaat en wat je als bedrijf moet doen om te voldoen aan deze wet sinds 25 mei 2018?

Eerst even de termen:

• GDPR :  General Data Policy Regulation
• AVG :  Algemene Verordening Gegevensbescherming (deze term wordt veelal alleen in Nederland gebruikt)

Het gaat over data, dus over computers?
Nee, het gaat over alle data waarop zich persoonsgegevens kunnen bevinden. Dus ook papier en andere.

Met deze Europese wet tracht men de bescherming van persoonsgegevens te stroomlijnen over heel Europa. En dat is niet alleen handig voor bedrijven met afdelingen in het buitenland.
Verwar ook GDPR niet met de wet op privacy. Jawel, je moet al sinds begin de jaren negentig een opt-in vragen voor email en dergelijke.

Als bedrijf word je verondersteld de nodige documenten te hebben opgesteld voor GDPR - AVG compliance.
Ook moeten er de nodige personen aangewezen zijn die dit beheren en daarvoor instaan.

Krijg je het nu al warm en koud tegelijk?
Geen paniek, je bent niet de enige die nog weinig of niets heeft ondernomen voor GDPR.

Je moet eigenlijk een aantal zaken gaan oplijsten en op een aantal vragen een antwoord en uitleg formumeleren:

• Waarom bewaar je welke persoonsgegevens?
• Wie ziet deze gegevens?
• Hoe ga je om met vragen?
• Hoe is alles beveiligd?
• Wie doet wat als er een data lek wordt vastgesteld?

Dat zijn een hele hoop zaken die je moet gaan voorzien.
Dit riskeert veel tijd in beslag te nemen als je dat allemaal zelf moet gaan 'uitvinden' of je zal al snel ten rade moeten gaan bij een DPO (Data Protection Officer).

Als gecertifieerd DPO raad ik ongeacht aan om een DPO te raadplegen.
Anderzijds kan je met onze GDPR portaal al heel veel zelf doen op een eenvoudige manier. Je krijgt ook heel wat zaken voorgeschoteld waaraan je mogelijks nog niet had gedacht.

Zoals je ondertussen al hebt begrepen moet je niet alleen een pak vragen gaan beantwoorden maar ook personen en externe partijen gaan oplijsten en zo verder.
Dat is allemaal niet zo evident als je van een wit blad moet beginnen.

Daarom is onze tool voorzien van een sjabloon waarbij al heel wat zaken worden voorgesteld en gevraagd. Dit zal dan ook jouw basis zijn waarop je kan gaan uitbreiden en aanpassen.
Zo hoef je niet helemaal blind te beginnen.

Eens je alle nodige gegevens hebt verzameld, kan je dan jouw documenten downloaden, afdrukken en bewaren op een veilige maar bekende plaats. Deze stap vraagt wel dat je een actief abonnement hebt lopen bij ons.
In België volstaat op vandaag nog niet dat je de documenten in onze tool zitten hebt. Ze moeten afgedrukt beschikbaar zijn.
In Nederland volstaat een digitale versie.